Introducción
La administración y gerencia del proyecto deben ser orientadas en función de la eficiencia, eficacia, productividad y competitividad.
La eficiencia debe ser entendida como la capacidad del proyecto para obtener los máximos resultados con el uso óptimo de los recursos disponibles. En otras palabras, la eficiencia tiene que ver con el uso racional de los recursos a fin de que el proyecto produzca de la mejor forma los bienes y servicios para su mercado objetivo. En síntesis, se refiere a realizar correctamente las cosas.
Considerando que los recursos son escasos, la administración y gerencia también deben poner énfasis en lograr la eficacia, entendida esta como la capacidad del proyecto para formular y lograr objetivos correctos.
Si el proyecto es eficiente y eficaz a la vez, se genera productividad que es la capacidad del proyecto para lograr los objetivos propuestos mediante la producción de la mayor cantidad de bienes y servicios con la menor cantidad de recursos.
En la actualidad, como consecuencia del proceso de globalización y en particular por el incremento de la competencia, el proyecto tiene el reto de generar una ventaja competitiva sostenible alineando los bienes y servicios con la respuesta adecuada a las necesidades de los clientes. La futura empresa alcanzará ventaja competitiva cuando logre mantenerse o gane participación en el mercado obteniendo rentabilidad superior a la del promedio de las empresas de su sector, en el mercado en donde participe. En este sentido, la ventaja competitiva no es algo que previamente posee la empresa, sino que es un resultado que se obtiene como consecuencia de las estrategias que desarrolle para ser cada vez mejor que la competencia.
En sentido general, durante el desarrollo del proyecto de inversión, existen dos estructuras diferentes de organización, correspondientes, respectivamente, a las fases de antes de la puesta en marcha y en la fase operacional.
Organización antes de la puesta en marcha del proyecto
La organización antes de la puesta en marcha del proyecto se encargará de las siguientes etapas del proyecto:
Diseño y validación del modelo de negocio en “modo Startup” del proyecto de inversión, experimentando con un pequeño segmento de potenciales clientes.
Formulación y evaluación del proyecto a nivel perfil, pre factibilidad y factibilidad, en todo el mercado objetivo del proyecto.
Inversiones, estudios definitivos, montaje y puesta en marcha del proyecto.
La complejidad de esta organización dependerá de la envergadura y características del negocio, así como de las actividades que se requieran para ponerlo en marcha. En este sentido, en un proyecto para la creación de una micro o pequeña empresa, probablemente el gerente del proyecto necesitará algunos colaboradores y personal de apoyo y servicios para comenzar a operar. Mientras, que en un proyecto relacionado con un negocio grande y complejo, adicionalmente será necesario contar con áreas técnicas y personal altamente calificado para el desarrollo de ciertas actividades específicas.
Esta organización tendrá bajo su responsabilidad la selección, compra e instalación de maquinaria, equipo y mobiliario. Asimismo, deberá realizar los trámites y gestiones que se requieran para la formalización de la empresa y, en algunos casos, desarrollar las acciones de marketing de apertura.
Es necesario definir adecuadamente todas las actividades que desarrollará esta organización con todos los requerimientos de recursos (humanos materiales, financieros, etc.) para que su costo se incluya en el rubro de gastos pre operativos y en los de inversión en activos intangibles.
En algunos casos, debido principalmente a la complejidad o la magnitud del proyecto, se debe organizar un área técnica dentro de la entidad para que se encargue de dirigir, coordinar y/o ejecutar los diferentes aspectos técnicos del proyecto en la fase de inversión. Esta área técnica se encargará, entre otras tareas, de preparar los términos de referencia y/o el plan de trabajo para el estudio definitivo y los estudios complementarios; de asistir y participar en calidad de área usuaria en los procesos de selección y contratación; y de supervisar y/o monitorear la ejecución de los contratos hasta la liquidación y el cierre del proyecto.
La importancia de designar un área técnica radica en asegurar que las inversiones se realicen en los tiempos previstos, se ejecuten todos los medios fundamentales (componentes) del proyecto y se logren las metas previstas de los distintos productos.
Organización de la nueva empresa
Organizar implica coordinar y asignar los recursos de forma que la futura empresa sea capaz de ejecutar el proyecto y alcanzar los resultados previstos. Se requiere que la nueva empresa organice sus recursos, sus tareas o cargos, y que diseñe su estructura organizacional para que el desarrollo de sus actividades responda de forma competitiva a las exigencias del entorno actual caracterizado por rápidos y complejos cambios.
La estructura organizacional es la forma cómo se agrupan los trabajos y se definen las relaciones de autoridad y responsabilidad en la futura empresa, de tal manera que permita a las personas realizar su trabajo de forma eficiente y eficaz y que, a su vez, lleve a la futura empresa a ser competitiva. En un entorno caracterizado por rápidos y complejos cambios y una agresiva e intensa competencia, la futura empresa requiere organizarse con estructuras organizacionales flexibles que le permitan adaptarse de forma rápida a los retos de ese dinámico entorno.
Para responder de forma competitiva a las cambiantes exigencias del entorno globalizado y competitivo, la futura empresa cuando esté operando deberá evaluar y modificar frecuentemente sus estructuras. Estos ajustes serán facilitados gracias al gran avance y uso de las TIC, las cuales, además, seguirán ofreciendo nuevas opciones y formas novedosas de estructuras organizacionales.
Si te interesa conocer más sobre este tema, puedes descargar nuestro artículo digital denominado Administración y Aspectos Legales del Proyecto.
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